Tietosuojaseloste lomakkeet

Rekisterin nimi

Osao.fi -verkkosivuston kautta täytettyjen lomakkeiden henkilötietojen rekisteri

Rekisterinpitäjä

OSAO
PL 213, 90101 Oulu
p. 040 141 5141

Rekisterin vastuuhenkilö

Viestinnän suunnittelija, OSAO

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestinnän suunnittelija
PL 213, 90101 Oulu
viestinta(at)osao.fi

OSAO tietosuojavastaava

suunnittelupäällikkö/tietosuojavastaava
PL 213, 90101 Oulu
tietosuojavastaava(at)osao.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

OSAOn osao.fi -verkkopalvelun kautta on mahdollista lähettää palautetta, kysymyksiä ja kommentteja OSAOlle sekä pyytää tarjous OSAO Edu Oy:n koulutuspalveluista. Sivustolla on mahdollisesti myös muita täytettäviä ja sähköisesti lähetettäviä lomakkeita, kuten rekisterinpitäjän erilaisiin tapahtumiin ilmoittautumislomakkeet.

Rekisteriin tallennetaan rekisteröidyn palautelomakkeella ilmoittamat tiedot, joita käytetään ainoastaan palautteeseen vastaamiseen, palveluiden tuottamiseen tai toiminnan kehittämiseen. Mikäli palautteen lähettäjä haluaa viestiinsä vastauksen, tulee lähettäjän ilmoittaa sähköpostiosoitteensa. Turvallisuussyistä kaikista osao.fi-osoitteen kautta lähetetyistä viesteistä tallentuu rekisteröidyn IP-osoite verkkosivuston ylläpitojärjestelmään. IP-osoite tarkistetaan vain siinä tapauksessa, että lähetetyn lomakkeen sisältö antaa aihetta epäillä opiskelu- tai työympäristön turvallisuuden tai tietoturvallisuuden olevan uhattuna.

Tarjouspyyntölomakkeen osalta rekisteriin ilmoitettuja tietoja käytetään ainoastaan tarjouspyyntöön vastaamiseen ja palveluiden tuottamiseen.

Minustako amis? -tehtäväpakettien lomakkeilla ilmoitetut tiedot lähetetään lomakkeen lähettäjän ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen, eikä tietoja käytetä muuhun tarkoitukseen.

Tiedustelu koulutuksesta -lomakkeella ilmoitetut tiedot siirtyvät OSAO Oven Zendesk -palvelujärjestelmään, jossa tietoja käytetään ainoastaan lomakkeen lähettäjän ohjaamiseen.

Muiden lomakkeiden, kuten tapahtumien ilmoittautumislomakkeiden osalta rekisteriin tallennetaan ainoastaan tapahtuman järjestämisessä oleellisesti tarvittavat tiedot.

Rekisterin tiedot perustuvat lomakkeen lähettäjän täyttämiin lomakkeisiin ja tietoihin. Lomakkeen lähettäessään palaute- ja tarjouspyyntölomakkeen tai muun lomakkeen lähettäjä antaa suostumuksen tietojensa rekisteröintiin.

Rekisterin tiedot säilytetään OSAOn käyttämässä WordPress -julkaisujärjestelmässä. Palaute ja tarjouspyyntö lähetetään käsittelyn nopeuttamiseksi myös pääasiallisen käsittelijän sähköpostiin. Lomakkeilla antamiasi tietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Palaute- ja tarjouspyyntölomakkeiden tiedot säilytetään pääsääntöisesti ainoastaan siihen saakka, kunnes palaute- tai tarjouspyyntö on käsitelty. Tiedot poistetaan kuitenkin viimeistään 12 kuukauden kuluttua palautteen tai tarjouspyynnön lähettämisestä.

Tapahtumien ilmoittautumisten henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tapahtumakohtaiset tiedot poistetaan viimeistään, kun tapahtumasta on kulunut 12 kuukautta.

Minustako Amis -lomakkeiden tiedot poistuvat järjestelmästä 1 vrk kuluttua tietojen lähettämisestä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidyn ilmoittamat tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys/organisaatio, yrityksen osoite, erityisruokavaliot. Turvallisuussyistä järjestelmä kerää lomakkeen lähettäjän IP-osoitteen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään rekisteriin ilmoittautumisen yhteydessä. IP-osoitteen järjestelmä tallentaa automaattisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palauteet ja tarjouspyynnöt voidaan luovuttaa OSAOn sisällä palautteen tai tarjouspyynnön käsittelyä varten. Tietoja ei luovuteta muiden yritysten tai organisaatioiden käyttöön. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tapahtumien ilmoittautumisten osalta rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman järjestelyihin liittyvien yhteistyökumppaneiden kesken.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle kolmanteen maahan tai kansainvälisille järjestöille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Rekisteristä ei synny normaalisti manuaalista aineistoa. Jos rekisteristä otetaan osa manuaaliseksi aineistoksi, aineistoa käsitellään rekisterinpitäjän tietosuojapolitiikan käytäntöjen mukaisesti varmistaen mm. aineiston hävityksen mahdollisimman pikaisesti.

ATK:lla käsiteltävä aineisto

Tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta tahoilta. Järjestelmää käyttävät vain henkilöt, joilla on osao.fi verkkosivuston ylläpitoon oma käyttäjätunnus ja salasana.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuvat ottamalla yhteys rekisterin yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröidyn valitusoikeus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.