Tietosuoja OSAO-konsernissa

Tietosuojan eri toimilla varmistetaan henkilötietojen oikea, lainmukainen käsittely ja yksityisyyden säilyminen.

Miksi puhumme tietosuojasta?

Jokaisella meistä on oikeus henkilötietojensa suojaan. Henkilötieto on mikä tahansa tieto, josta henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti. Henkilötietoja ovat mm. nimi, sähköpostiosoite, henkilötunnus, puhelinnumero tai auton rekisterinumero. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta esimerkiksi voimme tarjota sinulle haluamaasi koulutusta tai palvelua tai täytämme velvollisuuksiamme työsuhteeseen liittyen.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus sekä kansallinen lainsäädäntö velvoittaa meitä rekisterinpitäjiä (OSAO-konsernissa Koulutuskuntayhtymä OSAO tai OSAO Edu Oy) monin tavoin henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröity on tietosuoja-asetuksessa henkilö, jonka henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen käsittelyssä olennaisia asioita ovat mm.

  • henkilötietojen käsittelylle tulee olla tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste (lainmukaisuus)
  • henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain tiettyä käyttötarkoitusta varten
  • henkilötietoja ei saa kerätä tai käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä käyttötarkoituksen kannalta.
  • henkilötietojen käsittelystä on kerrottava selkeästi ja ymmärrettävästi.
  • käsiteltävät henkilötiedot ovat oikein ja tarvittaessa päivitettyjä.
  • henkilötietoja suojataan luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada tutustua tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Huomioithan kuitenkin, että kaikissa tilanteissa kaikki oikeudet eivät ole mahdollisia. Jos käsittelyperusteena on lakisääteinen velvollisuus, niin eri laeista tulevat määräykset saattavat rajoittaa esimerkiksi oikeuksiasi poistaa tietoja.

Yhteydenpito OSAOon

Kun olet yhteydessä meihin huomioithan, että tavallisen sähköpostin tietoturvan taso on heikko. Ethän lähetä arkaluonteista (esim. henkilötunnusta tai terveystietoja) tai salassa pidettävää tietoa tavallisella sähköpostilla, vaan käytä turvasähköpostia.

Koulutuskuntayhtymä OSAO

PL 213, 90101 OULU

puhelinvaihde: 040 141 5141

sposti: kirjaamo@osao.fi

OSAO-konsernin tietosuojavastaavana toimii Sari Hyrkäs. Tietosuojavastaava on rekisteröityjen yhteyshenkilö kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan joko sähköpostitse tai puhelimella.

Tietosuojavastaavan sijaisena toimii tietoturvavastaava.

Yhteystiedot:

  • tietosuojavastaava@osao.fi
  • puh. 044 703 7714 /Sari Hyrkäs
  • puh. 050 349 2315 /Jarno Temonen (tietosuojavastaavan sijainen, tietoturvavastaava)

OSAO käyttää toiminnassaan Microsoft 365 -palvelupakettiin kuuluvia tai siihen liitettyjä työkaluja ja sovelluksia, kuten Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Onedrive, Sharepoint ja Teams. Näissä sovelluksissa voidaan käsitellä myös henkilötietoja.

Henkilökunta ja opiskelijat rekisteröidään Microsoftin Active Directory-käyttäjätietokantaan heidän tullessaan OSAOn työntekijöiksi tai opiskelijoiksi. Käyttäjien perustiedot O365- palveluun saadaan Active Directory-tietokannasta. Käyttäjätunnukset ovat voimassa palvelussuhteen tai opiskelujen keston ajan.

M365-palvelua käytettäessä henkilökunta näkee toistensa ja opiskelijoiden nimet, ammattinimikkeet, OSAOn sähköpostiosoitteen sekä työntekijöiden osalta työpuhelinnumeron, esihenkilön. Opiskelijat näkevät vastaavat tiedot henkilökunnasta.

Microsoft 365 -palvelujen osalta henkilötietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.

Microsoft noudattaa myös UK:n laajennusta Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta ja Sveitsin ja Yhdysvaltojen tietosuojaviitekehystä (Swiss-U.S. DPF). Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle perustuu lisäksi Microsoftin sopimusehtoihin.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa ja paperimuodossa olevien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan OSAO-konsernin tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita sekä muita ohjeita.

Tietojärjestelmiä suojataan tarveperusteisesti teknisillä menetelmillä, joita ovat mm. palomuurit, kaksivaiheinen tunnistautuminen sekä rajatut käyttöoikeudet.

OSAOn palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi OSAOn työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä oikeudettomasti käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).

Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja tuhoaminen ovat määritelty OSAOn tiedonhallintasuunnitelmassa.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta löytyy OSAO-konsernin rekistereistä.

  • Jos olet OSAOn opiskelija:
    • Tutustu tietosuojaseloste opiskelijaksi hakeutuvat ja opiskelijat
    • Kirjautumalla Wilmaan näet, mitä tietoja sinusta on tallennettu ja voit itse tarvittaessa korjata tietosi tai pyytää korjausta omaopettajaltasi.
    • Tutustu tarvittaessa myös muihin tietosuojaselosteisiin, esim. kameravalvonta
  • Jos olet OSAOn työntekijä, löydät ohjeet OSAOn intrasta tietosuoja-sivulta.
  • Muut rekisteröidyt:

Jos olet OSAOn opiskelija, löydät ohjeen Wilmasta.

Jos olet OSAOn työntekijä, löydät ohjeen OSAOn intrasta tietosuoja-sivulta.

Muut rekisteröidyt:

 

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon.

Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilet, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
puh. 029 566 6777

www.tietosuoja.fi

Tietosuojaselosteet

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja-rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Marjo Finnilä, marjo.finnila@osao.fi, puh. 050-570 1979

Kirsi Körkkö, kirsi.korkko@osao.fi, puh. 050-521 1725

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Hanketoimijoiden sekä hankkeisiin osallistuvien, kuten opiskelijoiden, täydennyskoulutettavien, OSAOn ja muiden organisaatioiden henkilöstön, työttömien työnhakijoiden ja työelämän ulkopuolella olevien henkilöiden.

Mikäli hankkeessa on tarve käsitellä henkilötietoja muuten kuin tässä tietosuojaselosteessa kerrotulla tavalla, tehdään hankkeesta oma tietosuojaseloste.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Hanketoimijat: nimi, s-posti, puhelinnumero, tehtävänimike, organisaatio, työajanseuranta ja palkkatiedot.
Tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuvat: nimi, s-posti, puhelinnumero ja organisaatio. Tarvittaessa koulutusala ja ruokavalio.
ESR+, JTF ja EAKR-hankkeisiin osallistujat kirjaavat itse henkilötietonsa EURA 2021-järjestelmään, jonka rekisterinpitäjä on Työ- ja elinkeinoministeriö. Mikäli henkilö ei voi tätä itse tehdä, avustaa hankkeen toteuttaja tietojen viennissä EURA 2021 -järjestelmään. Henkilötietoja ei säilytetä OSAOlla.

Tutustu myös EURA 2021-järjestelmän tietosuojaselosteeseen:
https://static.eura2021.fi/ohjeet/Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Henkilötietoja käsitellään hankkeen toteuttamiseen ja rahoittajan edellyttämään raportointiin.

Mihin käsittelymme perustuu?

Henkilötietojen käsittely hankkeissa perustuu hanketta koskevaan rahoituslainsäädäntöön.

Mistä saamme henkilötietosi?

Kohderyhmän osalta:
Edellä mainittuun EURA 2021 -järjestelmään tallennat tietosi itse. Muissa tapauksissa henkilötietosi saadaan suostumuksellasi suoraan sinulta.

Hanketoimijoiden osalta:
Hankehallinnon ja raportoinnin osalta pakolliset henkilötiedot saadaan HR:stä ja talouspalveluista.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Hankkeen rahoittajan edellyttämiä tietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle raportoinnin yhteydessä.
EURA 2021-järjestelmään annettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa tarkastusviranomaisille, tutkijoille sekä arvioijille.

Tutustu myös EURA 2021-järjestelmän tietosuojaselosteeseen:
https://static.eura2021.fi/ohjeet/Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

OSAOlla hankemateriaaleja säilytetään 10 vuotta hankkeen päättymisestä rahoittajan ohjeistuksen ja OSAOn tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Muuta huomioitavaa

Päivitetty: 5/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

 Kuntayhtymäjohtaja-rehtori 

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Suunnittelupäällikkö Matti Leskelä, matti.leskela@osao.fi, p. 050 564 5472 

Koulutuskuntayhtymä OSAO
PL 213
90101 Oulu 

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Alaikäisten oppivelvollisten ja opiskelijoiden huoltajat 

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

 Henkilön suku- ja etunimi, matkapuhelin, sähköpostiosoite, postiosoite 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Yhteydenpitoon huoltajien kanssa, koska koulutusta järjestettäessä koulutuksen järjestäjän tulee olla yhteistyössä alle 18-vuotiaiden opiskelijoiden huoltajien kanssa. Oppivelvollisen huoltajan on huolehdittava siitä, että oppivelvollinen suorittaa oppivelvollisuuden. 

Mihin käsittelymme perustuu?

Lakisääteinen velvollisuus, laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 sekä oppivelvollisuuslaki 1214/2020. 

Suostumus, täysi-ikäisen opiskelijan kohdalla (opiskelija voi halutessaan sallia huoltajan pääsyn tietoihinsa myös tultuaan täysi-ikäiseksi) 

Mistä saamme henkilötietosi?

Tiedot pyydetään alaikäisen opiskelijan huoltajalta opiskelun alussa.  

Luovutammeko henkilötietojasi?

  • Huoltajatiedot siirretään Pohteelle opiskelijaterveydenhuollon palvelujen tuottamiseksi (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013), 23 § 
  • Oppivelvollisen opiskelijan huoltajan tietoja luovutetaan: 
    • oppivelvollisen keskeyttäessä oppivelvollisuuden suorittamisen kotikunnan kuntavalvojalle (Oppivelvollisuuslaki 1214/2020, 7 §) ja 
    • oppivelvollisen vaihtaessa oppivelvollisuuden suorittamispaikkaa vastaanottavalle koulutuksen järjestäjälle (Oppivelvollisuuslaki 1214/2020, 23 §) 

Lisäksi oppivelvollisen/alaikäisen opiskelijan huoltajan tai lähiomaisen tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa toimivaltaiselle viranomaiselle lakisääteiseen tietopyyntöön perustuen.  

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme siirrä.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Huoltajien nimi ja yhteystiedot säilytetään toistaiseksi. Huoltaja voi pyytää tietojensa poistamista opiskelijan valmistumisen jälkeen tai kun hän on täyttänyt 18 vuotta. 

Käyttäjätunnus deaktivoituu, kun opiskelija täyttää 18 vuotta, ja opiskelija ei ole erikseen antanut huoltajalle lupaa kirjautua edelleen Wilmaan. Käyttäjätunnusta ei poisteta kokonaan. 

Päivitetty: 8/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja – rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Turvallisuuspäällikkö
PL 213
90101 OULU
vaihde 040 141 5140
kirjaamo@osao.fi

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Järjestelmään tallennetaan rekisterinpitäjän kiinteistöissä, rakennuksissa sekä toimipisteissä ja niiden välittömässä läheisyydessä oleskelevat, asioivat sekä työskentelevät henkilöt ja ajoneuvot sekä järjestelmää käyttävät henkilöt.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilöiden ja ajoneuvojen (rekisterinumero) kuvat. Kuvan lisäksi tallentuu valvontakameran tiedot, kuvan tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Järjestelmän käyttäjistä tallennetaan järjestelmän kirjautumisen ja käytön lokitietoja.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tallentavalla kameravalvontajärjestelmällä on tarkoitus suojata henkilökunnan työrauhaa sekä lisätä työturvallisuutta. Tarvittaessa kerätty materiaali voi toimia todistemateriaalina väärinkäytös-, ilkivalta-, häiriö-, järjestyssääntörikkomus- ja rikostapauksissa.

Mihin käsittelymme perustuu?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän yleinen etu.
Kameravalvonnasta ilmoitetaan valvonta-alueelle saapuvalle henkilölle opastekyltein.

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisterinpitäjän kameravalvontajärjestelmän piiriin kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

Kameravalvontaa ei kohdenneta alueille tai tarkoituksiin, jotka on kielletty laissa yksityisyyden suojasta työelämässä759/2004. Valvontakameroita on

  • työ- ja palvelinsaleissa
  • aula- ja käytävätiloissa
  • rakennusten sisääntuloissa
  • rakennusten välittömässä läheisyydessä
  • pysäköinti- ja ulkoalueilla
  • muissa yleisissä tiloissa

Järjestelmän lokitietojen osalta kameravalvontaohjelmisto.

Järjestelmän käyttäjätunnukset: Entra ID, ulkopuolisten käyttäjien osalta rekisteröity itse.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Viranomaiset voivat pyytää tallenteita esitutkinnan suorittamiseksi. Viranomaisille luovutetuista tallenteista ja niiden käyttämisestä vastaa asianomainen viranomainen. Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilölle ja luovutukset dokumentoidaan.

Vakuutusyhtiöt voivat pyytää tallenteita korvausvelvollisuuden todentamiseksi. Vakuutusyhtiöille luovutetuista tallenteista ja niiden käyttämisestä vastaa asianomainen vakuutusyhtiö.

Tietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän sisäisesti johtaville viranhaltijoille esimerkiksi järjestyssääntörikkomusten, väärinkäytösten, häiriöiden tai ilkivallan selvittämiseksi.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ei siirtoja.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

30 vuorokautta tallennushetkestä. Tallenninjärjestelmä poistaa yli 30 vuorokautta vanhat tallenteet.

Järjestelmästä voidaan tallentaa erikseen tarvittavaa materiaalia esimerkiksi rikosasian tutkintaan. Näitä tietoja säilytetään tutkinnan tai asian selvitykseen vaadittavan ajan, korkeintaan kuitenkin enintään kyseessä olevan rikoksen syyteoikeuden vanhenemisajan verran. Tallenne voidaan myös säilyttää, jos työnantaja tarvitsee tallennetta työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi.

Poikkeukset rekisteröidyn oikeuksiin

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa mahdollisimman yksilöidysti se aika ja paikka, jolloin hän on tullut rekisteröidyksi. Kameravalvonnasta syntyvän kuvarekisterin ominaispiirteiden vuoksi samaan rekisteriin tallentuu myös huomattava määrä muita rekisteröityjä.

Mikäli ei rekisteröidylle ei ole mahdollista kohtuudella esittää tarkkaa sisältöä hänestä syntyneistä tiedoista rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 5 kohdan a alakohdan mukaisesti tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 5 kohdan b alakohdan mukaisesti.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Kameravalvontajärjestelmään ei tallennu käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellistä, tarpeetonta, puutteellista tai vanhentunutta tietoa. Tästä syystä korjauspyyntöä ei voi esittää.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröity ei voi vaatia tiedon poistamista. Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen eikä tietoja voi poistaa menettämättä olennaista rekisterissä säilytettävää tietoa. Yksittäisen henkilön tietoja ei voida poistaa rekisteristä ennen niiden automaattista tuhoutumista aiheuttamatta merkittävän tiedon menettämistä huomioiden rekisterinpitäjän toiminnan luonne.

 

Päivitetty: 8/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja-rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Haukiputaan yksikkö:

Kirjastovirkailija, p. 040 482 5167, sposti hau.kirjasto@osao.fi

Kaukovainion yksiköt:

Tietopalvelusihteeri, p. 040 637 5092, sposti kau.kirjasto@osao.fi

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

OSAOn kirjastojen asiakkaat (joko henkilökunta tai opiskelijat)

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Luokkatunnus (opiskelijat)
  • Katuosoite, postinumero ja toimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Koulutusyksikkö (opiskelijat)
  • Yksikkö, jossa työssä (henkilökunta)
  • Laina- ja varaustiedot
  • Henkilökohtainen käyttäjä- ja pin-tunnus
  • Tiedot selvittämättömistä asioista ja niihin liittyvistä huomautuksista.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Kirjaston asiakkaiden lainojen hallinnointi ja valvonta, sekä tarvittaessa laskutus, mikäli asiakas jättää palauttamatta tai vahingoittaa lainaamaansa materiaalia.
Tilastointi, joka ei sisällä henkilötason tietoja.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelyn oikeusperuste on sopimus, joka alkaa, kun rekisteröity täyttää ja allekirjoittaa ”Lainaajaksi ilmoittautuminen” -lomakkeen.

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisteröidyn itse antamat tiedot, OSAOn opiskelijarekisterit, julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut (tarvittaessa esim. perintätilanteessa) sekä lainaustoiminnasta tietokantaan tallentuvat tiedot.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Mikäli on tarve lähettää asiakkaalle lasku palauttamattomista tai vahingoittuneista lainoista, luovutetaan tarpeelliset henkilötiedot OSAOn taloushallintopalvelujen toimittaja Monetra Oy:lle.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ei siirretä.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun opiskelija on OSAOn kirjoilla, ja kunnes hän on palauttanut kaikki lainansa. Pääsääntöisesti kolme kertaa vuodessa opintotoimistosta otetaan luettelo valmistuneista tai eronneista ja suoritetaan hävitys.

Henkilökunnan osalta hävitys pääsääntöisesti vuosittain, kun työsuhde on päättynyt ja kaikki lainat on palautettu.

Päivitetty: 9/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja – rehtori 

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Turvallisuuspäällikkö 
PL 213
90101 OULU 

vaihde 040 141 5140
kirjaamo@osao.fi  

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Järjestelmässä käsitellään niiden henkilöiden tietoja, joille on luovutettu käyttöön rekisterinpitäjän kiinteistöön soveltuva kulkutunniste. Kulkutunnisteella tarkoitetaan avainta, sähköistä kulkutunnistetta, tunnuskoodia tai muuta vastaavaa välinettä, joka mahdollistaa rakennusten ovista kulkemisen tai kulunvalvontaan liitettyjen koneiden ja laitteiden käytön. 

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Nimi, organisaatio, tehtävänimike, yhteystiedot, luovutettujen ja palautettujen kulkutunnisteiden tiedot, kulkuoikeudet ja kulkuhistoria. Lisäksi järjestelmiin tallennetaan järjestelmäkohtainen henkilön tunnistenumero. 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Kulunhallinnan tarkoituksena on sallia henkilön pääsy niihin tiloihin, joihin hänellä on kulkuoikeus. Kulunhallinnalla voidaan myös mahdollistaa niiden koneiden ja laitteiden käyttö, johon kulkutunnisteen haltijalla on riittävä pätevyys ja osaaminen. 

Kulunhallinnan tarkoituksena on myös lisätä henkilökunnan ja opiskelijoiden turvallisuutta, ehkäistä rikoksia ja muuta luvatonta käyttöä sekä suojata rekisterinpitäjän omaisuutta. 

Tietoja voidaan käyttää rikosten, ilkivallan sekä järjestyssääntörikkomusten ja muiden väärinkäytösten ja vikatilanteiden selvittämiseen. 

Mihin käsittelymme perustuu?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän yleinen etu omaisuuden suojaamisessa, elintärkeiden etujen suojaaminen sekä lakisääteinen velvoite ympäristön turvallisuuden varmistamisessa.  

Palveluntuottajien ja rekisterinpitäjän hallinnoimien kiinteistöjen ulkopuolisten vuokralaisten osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen palveluntuotannon järjestämisestä tai sopimukseen tilojen käytöstä. 

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisterinpitäjän henkilökunnan ja opiskelijoiden osalta Entra ID, Primus tai rekisteröity itse. Muiden osalta rekisteröity itse. 

Järjestelmän kulkutunnisteet sekä lukot, lukijat tai muut kulunhallintajärjestelmän osat tuottavat tiedon kulkutapahtumista. Järjestelmien lokitietojen osalta käyttöjärjestelmäohjelmistot- ja laitteet. 

Luovutammeko henkilötietojasi?

Viranomaiset voivat pyytää rekisterin tietoja esitutkinnan tai muun virkatehtävän suorittamiseksi. Viranomaisille luovutetuista tiedoista ja niiden käyttämisestä vastaa asianomainen viranomainen.  

Tietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän sisäisesti johtaville viranhaltijoille esimerkiksi järjestyssääntörikkomusten, väärinkäytösten, häiriöiden tai ilkivallan selvittämiseksi. 

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 päätöksen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Tietosuojan riittävyyspäätöksen perusteella tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueelta järjestelyyn osallistuville yhdysvaltalaisille yrityksille ilman erillisiä 46 artiklan mukaisia suojatoimia. Riittävyyspäätöksen nojalla henkilötietoja voidaan siirtää sertifioituneille yhdysvaltalaiselle yritykselle, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin. Siirto koskee mobiilitunnisteiden käyttöä. 

Siirrettävät henkilötiedot on pseudonymisoitu. Pseudonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja.  

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Kulkutapahtumat: 1 vuosi tallennushetkestä.  

Henkilötiedot: enintään 1 vuosi avaimen tai kulkutunnisteen palauttamisesta. 

Poikkeukset rekisteröidyn oikeuksiin

Oikeus vaatia tietojen korjaamista

Kulunhallintarekisteriin voi tallentua käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellistä tietoa mikäli rekisteröidyn henkilö- tai yhteystiedot muuttuvat tai hän on antanut alkuperäisessä rekisteröintitilanteessa väärät tai virheelliset tiedot. Näihin tietoihin rekisteröity voi vaatia tekemään korjauksia. 

Muuta tarpeetonta, virheellistä tai puutteellista tietoa järjestelmään ei tallennu sen luonteen vuoksi. Muiden tietojen osalta rekisteröity ei voi vaatia tiedon korjaamista. 

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Käyttäjät, joiden henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, voivat vaatia tiedon poistamista. Tietojen poistaminen johtaa kulkutunnisteiden käyttöoikeuden välittömään päättymiseen. 

Muiden rekisteröityjen osalta poistamisoikeutta ei sovelleta, henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen. Tietoja ei voi myöskään poistaa menettämättä olennaista rekisterissä säilytettävää tietoa. 

 

Päivitetty: 8/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Koulutuskuntayhtymä OSAO (0992445-3)
Talousjohtaja
 

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Talousasiantuntija/taloussuunnittelija
talouspalvelut@osao.fi

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Laskutuksen ja maksamisen asiakkaiden henkilötietoja. Henkilöt, jotka hankkivat palveluja tai tuotteita OSAOlta.  Myös asiakkaiden henkilö- ja asiakastietoja käsittelevät henkilöt (laskuttajat ja järjestelmän ylläpitäjät).

OSAOssa myytäviä palveluja, joihin liittyy laskutusta tai maksamista, ovat:

  • ajoneuvojen huollot ja korjauspalvelut
  • hyvinvointi ja kauneuspalvelut
  • kuljetusalan palvelut
  • kädentaidot palvelut
  • media-alan palvelut
  • rakennus ja remontointipalvelut
  • ravintola ja ruokapalvelut
  • tekniikan alan palvelut
  • turvallisuusalan palvelut
  • virkistys- ja hyvinvointipalvelut
  • viranomaispalvelut
  • opiskelijapalvelut
  • talouspalvelut
  • henkilöstöpalvelut
  • oppisopimus- ja koulutuspalvelut

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Laskutusasiakkaat:

  • Nimi, osoitetiedot, henkilötunnus, opiskelijoiden ryhmätunnus
  • Yrityksen nimi, y-tunnus, osoitetiedot

Maksamisen asiakkaat:

  • Yleinen asiakasrekisteri: asiakasnumero, opiskelijoiden ryhmätunnus, etunimi, sukunimi, lähiosoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilaushistoria, käyttäjätunnus.
  • Tilausrekisteri: Yhteystiedot, tilatut ja maksetut tuotteet. Asiakaskortit/-tunnisteet: korttinumero.
  • Ilmoittautumiset: nimitiedot, yhteystiedot, ruokarajoitteet kokoustarjoiluja varten, huoltajan tiedot, mikäli laskutetaan alaikäistä opiskelijaa
  • Postituslistat: infotieto; verkkokauppamaksun tapahtumatiedon lähettäminen opettajalle, talousvastaavalle sähköpostilla.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Henkilötietoja kerätään tilausten toimittamisen, maksujen oikean kohdistamisen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen sekä raportoinnin vuoksi.

Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.

Mihin käsittelymme perustuu?

Tietojen käsittely perustuu asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen, eli asiakassuhteeseen maksamistapahtuman ja laskutustietojen ilmoittamisen ja laskutuksen yhteydessä.
Ateriaetuun oikeutettujen opiskelijoiden osalta käsittely perustuu Ammatillisen koulutuksen ja tutkintokoulutuksen valmentavan koulutuksen lainsäädäntöön ja lukio-opiskelijoiden osalta lukion kanssa tehtyyn sopimukseen henkilötietojen käsittelyssä.

Mistä saamme henkilötietosi?

Opiskelijalaskutuksissa tieto saadaan Primus-opiskelijahallintajärjestelmästä ja muiden asiakkaiden laskutustiedon antaa asiakas itse. Maksamisen asiakkaat (verkkokauppa ja palvelukassa) antavat itse tiedon.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito-ohjelmat, osto- ja myyntilaskujärjestelmä. Maksupalveluntarjoajan mukaan tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi, esimerkiksi korttitiedot Verifone ja Paytrail. Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa myös sopimuksen mukaiselle perintätoimistolle.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolella.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

  • Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 6 vuotta.  Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336, luku 2, 10§.
  • Verkkokauppa: odottavia tilauksia säilytetään 2 viikkoa, epäonnistuneita tilauksia 2 kuukautta, perutut tilaukset ja valmiit tilaukset säilyvät 7 vuotta.
  • Maksurajapinta Paytrail: Maksutietoja säilytetään lakisääteisistä syistä viisi vuotta transaktion ajanhetkestä ja sen jälkeen ne anonymisoidaan tai tuhotaan automaattisesti. Maksulaitoksia velvoittaa Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä. 3 Luvun 3 § kuvaa tietojen säilyttämisvelvollisuuksia.
  • Ceepos-kassapalvelimella on samat tiedot kuin Monetran Monet -arkistossa. Tiedot poistetaan talouspalvelujen pyynnöstä Computer Unit Programin toimesta. Säilytysaika 6 vuotta + kuluva vuosi: Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336, luku 2, 10§.
  • Intimen-kirjanpito-ohjelman toimittajarekisterissä sekä P2P-ostolaskujärjestelmässä henkilötiedot säilyvät toistaiseksi.

Päivitetty: 10/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Hallintojohtaja

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Johdon assistentti Henna Leino, henna.leino@osao.fi, p. 040 141 5264
Hallinnon asiantuntija Saara Oukka, saara.oukka@osao.fi, p. 040 630 3037

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Yhtymäkokouksen, yhtymähallituksen, tarkastuslautakunnan luottamushenkilöt

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, pankkitilinnumero

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Luottamushenkilönä toimimiseen OSAOn toimielimissä ja siihen liittyvien kokouspalkkioiden, vuosipalkkioiden, ansionmenetyskorvausten, matkakustannusten sekä verojen maksamista varten. Käyttöoikeuksien myöntämiseen OSAOn järjestelmiin tarvittaessa.

Mihin käsittelymme perustuu?

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden (Kuntalaki 410/2015, 10 luku) sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Mistä saamme henkilötietosi?

Henkilötietolomake, jonka luottamushenkilö täyttää itse.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Luovutamme Monetra Oy:lle (henkilötietojen käsittelijä) palkkioiden, korvausten ja verojen maksamista varten.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme siirrä.

Toimielinten kokoonpano on nähtävillä OSAOn www-sivuilla ja www-sivuilla olevissa pöytäkirjoissa ja esityslistoilla (Kuntalaki 410/2015, 29 §)

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Säilytysaika määräytyy OSAOn tiedonhallintasuunnitelman (hallinto- ja henkilöstöasiat) mukaisesti.

Muuta huomioitavaa?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvollisuus, joten esimerkiksi poisto-oikeus ei ole käytettävissä.

Päivitetty: 5/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Tarkastuslautakunta

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Hallinnon asiantuntija, tarkastuslautakunnan sihteeri Saara Oukka, saara.oukka@osao.fi, p. 040 630 3037

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Kuntalain 84 §:ssä tarkoitetut luottamus- ja virkatehtävän hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuustiedot: ilmoitusvelvollisen nimi, johtotehtävät ja luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävä varallisuus ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa.

Ilmoitusvelvollisia ovat:

  • yhtymäkokouksen puheenjohtajisto
  • yhtymähallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja jäsenet sekä varajäsenet
  • tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja
  • kuntayhtymäjohtaja-rehtori

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Koulutuskuntayhtymä OSAOlla on lakisääteinen velvollisuus (Kuntalaki 84 §) ylläpitää rekisteriä sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa.

Mihin käsittelymme perustuu?

Lakisääteinen velvollisuus (Kuntalaki § 84 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen)

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisteröidyn itse täyttämä sidonnaisuusilmoituslomake

Luovutammeko henkilötietojasi?

Tarkastuslautakunta antaa sidonnaisuusrekisterin tiedoksi yhtymäkokoukselle.

Kuntalain § 84 mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksien rekisteriä yleisessä tietoverkossa, ellei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme siirrä, mutta sidonnaisuusrekisteri julkaistaan verkossa.

Kuntalain § 84 mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksien rekisteriä yleisessä tietoverkossa, ellei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Kansallisarkisto on määrännyt kuntalain mukaiset kuntatoimijoiden sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterien tiedot pysyvään säilytykseen päätöksellään 30.6.2017 (AL/10361/07.01.01.03.01/2017)

Muuta huomioitavaa?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvollisuus, joten esimerkiksi poisto-oikeus ei ole käytettävissä.

 

Tietosuojaseloste päivitetty

5/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Kuntayhtymäjohtaja – rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Turvallisuuspäällikkö 
PL 213
90101 OULU 

vaihde 040 141 5140
kirjaamo@osao.fi  

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Järjestelmässä käsitellään ensisijaisesti rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvien henkilöiden tietoja. 

Myös muiden sidosryhmien, kuten palveluntuottajien, rekisterinpitäjän kiinteistöjen vuokralaisten, muiden sopimuskumppaneiden, opiskelijoiden tai huoltajien tietoja voidaan käsitellä. 

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä organisaatiotieto. Lisäksi voidaan tallentaa muita tietoja kuten henkilön vakituisen työpisteen sijainti tai henkilön osaamistiedot (esim. ensiapuosaaminen). Mikäli rekisteröity käyttää järjestelmän mobiilisovellusta, rekisteriin tallentuu käytettävien päätelaitteiden malli- ja käyttöjärjestelmätiedot. 

Järjestelmä pyytää erikseen käyttäjän suostumuksen käyttää henkilön matkapuhelimen sijaintitietoa. Mikäli käyttäjä sallii sijaintitiedon käytön, järjestelmä tarkastaa puhelimen sijaintitiedon määräajoin. Mikäli puhelin on tarkastushetkellä aktiivisella hälytysalueella, sovellus antaa hälytyksen. Käyttäjän vastatessa tai lähettäessä hälytykseen, sijaintitieto tallentuu tunnin ajan. Sijainnin tallennuksella mahdollistetaan mm. avun toimittaminen sitä tarvitsevalle. Mikäli käyttäjä ei anna suostumusta sijaintietoon, järjestelmässä ei käsitellä sijaintitietoa. 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Mobiilihälytysjärjestelmän tarkoituksena on välittää kriittisiä hälytyksiä sellaisissa onnettomuus-, vahinko- ja vaaratilanteissa, joissa on käsillä välitön henkeä tai terveyttä, kiinteistöä tai ympäristöä kohtaava vaaratilanne. Järjestelmällä voidaan välittää tietoa myös tällaisen vaaran uhatessa. Järjestelmän kautta voidaan välittää myös muita kiireettömiä hälytyksiä tai tiedotteita. 

Hälytyksien välittämiseen, kohdentamiseen ja vastaanottamiseen käytetään henkilön tietoja.  

Mihin käsittelymme perustuu?

Henkilötietojen oikeusperuste on elintärkeiden etujen suojaaminen. Järjestelmän kautta hälytetään mm. akuuteista henkeen ja terveyteen kohdistuvista vaara- ja uhkatilanteista. 

Sijaintitiedon osalta käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Käyttäjä voi milloin tahansa itse poistaa sijaintitiedon käytöstä. 

Lisätietoja ja tarkennuksia on luettavissa myös palveluntuottajan tietosuojaselosteesta. 

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisterinpitäjän henkilökunnan osalta Entra ID-siirto sekä rekisteröity itse.  

Muiden käyttäjien osalta erikseen nimetty vastuuhenkilö ja/tai rekisteröity itse. 

Järjestelmä tuottaa käyttäjän matkapuhelimen malli- ja käyttöjärjestelmä- sekä sijaintitiedon käyttäjän mobiililaitteen laitteilla ja ohjelmistoilla. 

Luovutammeko henkilötietojasi?

Hälytystilanteessa tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän vartioimispalvelun sopimuskumppanille. 

Viranomaiset voivat pyytää rekisterin tietoja esitutkinnan tai muun virkatehtävän suorittamiseksi. Viranomaisille luovutetuista tiedoista ja niiden käyttämisestä vastaa asianomainen viranomainen.  

Järjestelmästä ei luovuteta tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toisen Secapp-loppukäyttäjän (erillinen rekisterinpitäjä) järjestelmään. Siirtopyyntö tulee esittää järjestelmän pääkäyttäjälle. Pääkäyttäjän aloitteesta tapahtuvasta tietojen siirrosta pyydetään rekisteröidyn erillinen kirjallinen suostumus. 

Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilölle ja luovutukset dokumentoidaan.  

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ei siirtoja. 

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

OSAOn henkilökunnan henkilötiedot: 7 vrk työsuhteen päättymisestä. Tällä varmistetaan että virhe henkilön työsuhdetiedoissa ei johda käyttäjän poistumiseen järjestelmästä välittömästi. 

Muiden osalta erillisten toimijakohtaisten sopimusten mukaan, kuitenkin enintään 12 kk sopimuksen päättymisestä. 

Tallennetut sijaintitiedot poistuvat järjestelmästä tunnin kuluttua niiden tallennuksesta. 

Päivitetty: 8/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Yksikönjohtaja, Kaukovainion palvelut -yksikkö

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Ravintolapäällikkö, Opetusravintola Hilikku puh. 040 1905 842

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Opetusravintola Hilikun laskutus-, lounas-, kokous- ja tilausasiakkaiden tietoja

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Henkilötunnus (laskutusasiakkaat)
  • Erityisruokavalio

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Asiakkaan tilaaman palvelun tuottamista sekä maksamista ja laskutusta varten.

Toimintamme kehittämiseksi tehtävien palautekyselyjen toteuttamiseen tai palvelujen markkinointiin.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelymme perustuu sopimukseen, jotta voimme tarjota asiakkaalle hänen tilaamansa palvelun.
Palautekyselyissä ja suoramarkkinoinnissa käsittelyn perusteena on suostumus.

Mistä saamme henkilötietosi?

Henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Monetra Oy tuottaa OSAOlle taloushallintopalveluja. Maksujen ja laskutusten hoitamiseen siirretään tarvittavat henkilötiedot Monetralle. Tarvittaessa perintätoimistolle.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Opetusravintola Hilikku säilyttää tilaisuuden ja henkilöiden tietoja, kunnes laskutusprosessi on päättynyt. Muut säilytysajat: katso tietosuojaseloste Laskutuksen ja maksamisen asiakkaat.

Muuta huomioitavaa

Katso myös tietosuojaseloste ”Laskutuksen ja maksamisen asiakkaat”

Päivitetty: 11/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

 Kuntayhtymäjohtaja-rehtori 

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Suunnittelupäällikkö Matti Leskelä, matti.leskela@osao.fi, p. 050 564 5472

Koulutuskuntayhtymä OSAO
PL 213
90101 Oulu 

Kenen henkilötietoja käsittelemme?

Ammatillisessa ja tutkintoon valmentavassa koulutuksessa opiskelevat ja opiskelijaksi hakeutuvat (valitut ja ei-valitut). Kaksoistutkinto-opiskelijan henkilötiedot ovat myös Oulun Aikuislukion opintohallintojärjestelmässä. Oulun Aikuislukion tietosuojaseloste Tietosuojaselosteet | Tietosuoja ja tiedonhallinta | Oulun kaupunki (ouka.fi). 

Yhteishaussa opiskelijaksi valittujen tiedot siirretään Opintopolku-palvelusta OSAOn opintohallintojärjestelmään. Mikäli opiskelijaksi valittu opiskelija ei ota paikkaa vastaan, hänen tietonsa poistetaan opintohallintojärjestelmästä. 

Jatkuvassa haussa opiskelijaksi hakeutuva kirjaa itse henkilötiedot hakulomakkeella opintohallintojärjestelmään. Valitsematta jääneet ja ei-aloittaneet opiskelijat poistetaan opintohallintojärjestelmästä. 

Vapaan sivistystyön koulutuksiin ja lyhytkestoisiin täydennyskoulutuksiin hakeutuva kirjaa itse henkilötiedot hakulomakkeella opintohallintojärjestelmään. Valitsematta jääneet ja ei-aloittaneet opiskelijat poistetaan opintohallintojärjestelmästä. Heidän osalta opintohallintojärjestelmään kirjautuu hakulomakkeella pyydettävät tiedot. 

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Ammatillisessa koulutuksessa opiskelevat:
  • Opiskelijaksi hakeutuvan ja opiskelijan perus- ja yhteystiedot (yhteishaku):
    • etunimet, kutsumanimi, sukunimi 
    • henkilötunnus 
    • kotiosoite, kotimaa, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli 
    • puhelinnumero, sähköposti 
    • yhteishaun pisteet, pohjakoulutus 
    • huoltajan tai lähiomaisen tiedot 
    • nimen julkaisulupa ja lupa sähköiseen asiointiin 
    • harkintaan perustuvassa haussa harkinnanvaraisuusperuste ja liitteitä, jotka voivat sisältää erityisiä henkilötietoja (esim. erityisopettajan lausunto tai lääkärintodistus) 
    • oppivelvollisuus- ja koulutuksen maksuttomuustieto 
  • Opiskelijaksi hakeutuvan ja opiskelijan perus- ja yhteystiedot (jatkuva haku):
    • etunimet, kutsumanimi, sukunimi
    • henkilötunnus 
    • kotiosoite, kotimaa, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli 
    • puhelinnumero, sähköposti 
    • aikaisempi koulutustausta (esim. pohjakoulutus, valmistumisvuosi) ja muu osaaminen 
    • työkokemus ja työtilanne (työnantaja, työtehtävä, työn kesto, työsuhteen voimassaolo) 
    • huoltajan tai lähiomaisen tiedot 
  • Opiskelun aikaiset henkilötiedot
    • opiskelijan opiskeluoikeus ja sen muutokset 
    • tieto mahdollisesta oikeudesta maksuttomaan ateriaan 
    • opintojen päätoimisuus/osa-aikaisuus  
    • käyttäjätunnus 
    • tieto mahdollisesta turvakiellosta 
    • oppijanumero, tilinumero 
    • oppivelvollisuustieto / maksuttomuustieto   
    • väliaikainen keskeyttäminen, eronneeksi katsominen syyt 
    • poissa- ja läsnäolotiedot
    • henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma (aiempi osaaminen ja puuttuvan osaamisen hankkiminen)
    • työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen tarvittavat tiedot
    • pedagoginen tuki
    • palaute opintojen etenemisestä
    • arvosanat ja todistustiedot.  

Tapauskohtaisesti, mikäli opiskelijaa koskee: 

    • Erityinen tuki ja arvioinnin mukauttaminen sekä poikkeaminen.  
    • Opintososiaalisten etuuksien maksutiedot.
    • Kansainväliseen liikkuvuusohjelmaan osallistumistiedot.  
    • Lisäksi opiskelijan tekemät kiusaamisilmoitukset ja mahdolliset kurinpitoon liittyvät tiedot. 
    • Asuntolassa asuminen (majoitus) 
    • Veronumero 
    • SORA-lainsäädännön edellyttämän rikostaustaotteen tarkistamistiedon. 
    • Opiskeluhuoltokertomus (Laki 1287/2013) 
Osaamisen hankkiminen

Opintojen aikana opiskelijan tietoja, kuten käyttäjätunnukset, voidaan lisätä esim. verkko-oppimisympäristöön tai ulkopuolelta ostettaviin sähköisiä oppimateriaaleja tarjottaviin palveluihin. Verkko-oppimisympäristöön kertyy myös opiskelijan suoritustietoja.  

Opintojen aikana kerätään sellaisia opiskelijan tietoja digitaalisiin oppimisympäristöihin, jotka ovat tarpeellisia koulutuksen toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Tavallisimpia tietoja ovat käyttäjätunnus, tehtävien vastaukset, suoritustiedot ja opiskelijan toiminnasta kertyvä lokitieto, kuten esimerkiksi tehtävän palautusaika. Tietoja käytetään erilaisiin raportointeihin ja visualisointeihin sekä arvioinnin ja ohjauksen tueksi. 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Kerättäviä henkilötietoja käytetään valintapäätöksen tekemiseen, koulutuksen järjestämiseen opiskelijalle (rekisteröidylle), opintosuoritusten kirjaamiseen ja tarvittavaan yhteydenpitoon opiskelijan kanssa. Koulutus voi olla ammatillista koulutusta tai tutkintokoulutukseen valmentavaa koulutusta. 

Henkilötietoja käsitellään myös erilaisten tukipalvelujen, kuten ruokailun ja opiskelijaterveydenhuollon järjestämiseen tai asuntolassa asumisen järjestämiseen. 

Yhteystietoja voidaan käyttää myös OSAOn suoramarkkinointiin opiskelijan ja valmistuneen suostumuksella.  

Koulutusta voidaan järjestää myös yhdessä toisten koulutuksen järjestäjien kanssa, kuten 

  • ostetaan koulutuksen osia tai koko koulutus toiselta koulutuksen järjestäjältä 

Henkilötietoja voidaan käyttää myös OSAOn toiminnan kehittämiseen: 

  • Ammatillisen koulutuksen toteutukseen kuuluu Opetushallituksen keräämiä lakisääteisiä, valtakunnallisia palautekyselyjä.  
  • Koulutuksen järjestäjä voi järjestää toimintaansa kehittääkseen myös omia palautekyselyjä tai teettää tutkimuksia, joissa käsitellään henkilötietoja. Kyselyn/tutkimuksen aluksi kerrotaan, käsitelläänkö siinä henkilötietoja siten, että vastaaja on tunnistettavissa. Tutkimuksesta tehdään tarvittaessa oma tietosuojaseloste.  

Voimme tuottaa tietovarannosta opetuksen ja koulutuksen arvioinnin, tutkimuksen, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan sekä ohjauksen ja rahoituksen edellyttämiä tietoaineistoja. 

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelyperuste on lakisääteinen velvollisuus (laki (531/2017 ja asetus (673/2017) ammatillisesta koulutuksesta, laki (532/2017opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta ja asetus (1244/2020) ammatillisen koulutuksen rahoituksen laskentaperusteista, laki (1215/2020) tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta, oppivelvollisuuslaki, laki (884/2017) valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä.  

Käsittelyperuste on suostumus: Opiskelijavalintatiedon tai valmistumisen julkaiseminen www-sivuilla ja/tai muussa mediassa (esim. sanomalehdet) perustuu suostumukseesi. Samoin suoramarkkinointi ja OSAOn omiin palautekyselyihin tai tutkimuksiin osallistuminen. 

Mistä saamme henkilötietosi?

  • Saamme henkilötietosi joko valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä tai täytät henkilötietosi itse OSAOn www-sivuilla olevaan hakulomakkeeseen tai TE-palveluista. 
  • Täydennät tietojasi opintojen aikana esimerkiksi täyttämällä henkilökohtaista osaamisen kehittämissuunnitelmaasi. 
  • Opetushenkilöstö kirjaa opetuksen suunnitteluun, opintosuorituksiin ja oppimiseen liittyviä tietoja. 
  • Osa henkilötiedoista varmennetaan Digi- ja väestötietovirastosta.  
  • Vakuutusyhtiöltä (ammatillinen uudelleenkoulutus) 

 

Luovutammeko henkilötietojasi?

Lakisääteiset luovutukset:

Alla mainituille viranomaisille voidaan luovuttaa tietoja joko suoraan tai Opetushallituksen KOSKI-palvelun kautta. Luovutus voi tapahtua säännöllisesti tai tarvittaessa viranomaisen pyynnöstä.  

  • Opetushallitus (KOSKI, EHOKS, ks, kohta ”Muuta huomioitavaa”)  
  • Opetushallitus (Valpas-palvelu. Oppivelvollinen ja tämän huoltaja pääsevät tarkastelemaan omia tai huollettaviensa tietoja Valpas-palvelussa kirjautumalla Oma Opintopolku-palveluun.) 
  • KELA  
  • Valvira  
  • Työvoimaviranomainen  
  • Maahanmuuttovirasto  
  • Kunnan etsivä nuorisotyö 
  • Hyvinvointialue 
  • Tilastokeskus  
  • Verohallinto 
  • Poliisi  
Sopimukseen perustuvat luovutukset:
  • Muille koulutuksen järjestäjille hankittaessa koulutuspalveluja joko kokonaan tai osittain toiselta koulutuksen järjestäjältä 
  • Tietojasi luovutetaan työpaikoille (koulutus- ja oppisopimus) 
  • Verkko-oppimissisältöjä tarjoaville organisaatioille 
  • Vakuutusyhtiöt 
  • Ravintolapalvelujen toimittaja  
  • Monetra Oy tuottaa OSAOlle taloushallintopalveluja. Opiskelijalle maksettavien korvausten/opintososiaalisten etuuksien sekä opiskelijaan mahdollisesti liittyvien laskutusten hoitamiseen siirretään tarvittavat henkilötiedot Monetralle. 

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso. 

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Opiskelijarekisteri sisältää henkilötietoja, joita säilytämme pysyvästi Kansallisarkiston määräyksen (321/43/03) mukaisesti. Ei-valitun hakijan tiedot poistetaan puolen vuoden sisällä hakemuksen jättämisestä. Muuten säilytysaikoja määrittelee opetustoimen tiedonhallintasuunnitelma tai lainsäädäntö.  

Muuta huomioitavaa

Näistä rekistereistä tulee rekisteröityjen tietoja OSAOlle tai OSAO luovuttaa tietoja ao. rekistereihin.

  • Rekisteröity (opiskelija) voi tarkastaa itseään koskevat tiedot kirjautumalla Wilmaan omilla käyttäjätunnuksillaan. Opiskelija voi myös itse korjata mahdollisesti vääriä tietojaan (esim. yhteystiedot).  
  • Rekisteröidyn poisto-oikeus ei toteudu kaikissa tilanteissa lakisääteisen tietojen säilyttämisvelvoitteen vuoksi. 

Päivitetty: 8/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Henkilöstöjohtaja

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Hr-asiantuntija Elina Hentilä, +35840 480 6572

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

OSAOn tehtävää tai virkaa hakevat henkilöt.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten

  • perustiedot, esim. nimi, kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero,
  • kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito, CV, työnäyte, valokuva tai muut liitetiedostot ja suosittelijat
  • rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut ja soveltuvuustestit sekä suosittelijat. Arvio hakijan soveltuvuudesta avoinna olevaan työtehtävään sekä tiedot tehtävän kannalta olennaisista henkilökohtaisista ominaisuuksista.

Työnhakijan suostumuksella työnhakijan mahdollisen työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi henkilöarviointeja suorittavilta palveluntuottajilta tai työnhakijan ilmoittamalta suosittelijalta.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Rekrytointiprosessissa henkilötietoja tarvitaan työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioimiseksi sekä valintapäätöksen tekemiseen.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelyn oikeusperusteena on käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavia tietoja. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan lakia kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (627/2021)  ja -asetusta sekä lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).
Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lain sallimassa laajuudessa voimme myös käsitellä henkilötietoja luotettavuusarviointiin tai taustaselvityksen tekemiseen antamasi suostumuksen perusteella.

Mistä saamme henkilötietosi?

Keräämme henkilötietoja suoraan hakijalta. Hakemukset voivat olla avoimia hakemuksia tai tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään tarkoitettuja.
Työntekijän suostumus tarvitaan suosittelijoiden käyttämiseen ja tietojen pyytämiseen entiseltä työnantajalta. Ilman työntekijän suostumusta työnhakijaa ei saa esim. googlata.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa (esim. oikaisuvaatimukset, tiedot medialle pyydettäessä),
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti esimerkiksi soveltuvuus- ja henkilöarvioinnissa.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme siirrä rekrytointiprosessissa käsiteltäviä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Työpaikkailmoitukset säilytetään voimassaoloaikana + 2 vuotta (arkistolaitoksen päätös).
Vakituisiin palvelussuhteisiin valittujen hakemukset liitteineen säilytetään pysyvästi (arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01)

Valitsematta jääneiden hakijoiden sekä määräaikaisiin palvelussuhteisiin tulleet hakemukset liitteineen säilytetään 2 vuotta (laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 206/1995 ja A 773/1998).

Valmisteluasiakirjat / pohja-aineisto, hakijoista laaditut yhteenvedot ja päätökset säilytetään 10 vuotta (arkistolaitoksen päätös).

Viran vastaanottoilmoitus säilytetään 2 vuotta valintapäätöksen lainvoimaisuudesta (kuntalaki 410/2015, laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 304/2003).

Muuta huomioitavaa?

Rekrytointiprosessissa valitun työntekijän henkilötietojen käsittelystä kerrotaan Työntekijöiden tietosuojaselosteessa.

Päivitetty: 08/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja-rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Suunnittelija Nina Arvola
nina.arvola@osao.fi

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

  • yritysten yhteyshenkilöt
  • yritysten viralliset vastuupäättäjät
  • työpaikkaohjaajat
  • kumppanuussopimusten yhteyshenkilöt

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

  • nimi
  • yhteystiedot (edustetun yrityksen/yrityksenosoite, sähköposti, puhelinnmero)
  • tehtävänimike
  • roolit yrityksessä
  • yritys/työnantaja
  • koulutus- ja työkokemustieto
  • erityisruokavaliot (tapahtumissa)

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Henkilötietoja (työpaikkaohjaajat ja työnantajan yhteyshenkilöt) käytetään työpaikalla tapahtuvan koulutuksen järjestämiseen ja ammatillisen koulutuksen työelämäpalautteen toteuttamiseen.

Työpaikkaohjaajakoulutusten/perehdytysten järjestäminen ja todistusten anto.

Asiakassuhteiden ylläpitämiseen:

  • Koulutus- ja muiden palveluiden myyminen ja toteuttaminen
  • Kumppanuussopimukset
  • Koulutus- ja muiden palveluiden laskutus

Koulutus- ja muiden palveluiden markkinointi.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös OSAOn toiminnan kehittämiseen:

  • Ammatillisen koulutuksen toteutukseen kuuluu Opetushallituksen keräämiä lakisääteisiä, valtakunnallisia palautekyselyjä
  • Koulutuksen järjestäjä voi järjestää toimintaan kehittääkseen myös omia palautekyselyjä tai teettää tutkimuksia, joissa käsitellään henkilötietoja. Kyselyn/tutkimuksen aluksi kerrotaan, käsitelläänkö siinä henkilötietoja siten, että vastaaja on tunnistettavissa. Tutkimuksesta tehdään tarvittaessa oma tietosuojaseloste.

Mihin käsittelymme perustuu?

Työpaikalla tapahtuva oppiminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, Asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017). Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettuun lakiin 532/2017.

Asiakassuhteen ylläpitäminen perustuu asiakkaan ja OSAOn väliseen sopimukseen.

Markkinointi ja toiminnan kehittäminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisteröidyltä itseltään, työnantajalta tai OSAOn henkilökunnan kautta.

Lisäksi saamme henkilötietoja Alma Talent Oy tietohuolto -palvelun kautta, jonka tietolähteitä ovat tiedontuottajien (esim. Patentti- ja rekisterihallitus) lisäksi Alma Talentin omat ylläpitorutiinit.

Luovutammeko henkilötietojasi?

  • Oppisopimuskoulutuksen ja koulutussopimuksen yhteydessä luovutamme nimesi ja tarpeelliset yhteystietosi työelämäpalautteen keräämistä varten Opetushallituksen eHOKS-palveluun. Työelämäpalautteen tekninen toteutus pohjautuu Arvo, eHOKS ja Koski -järjestelmien muodostamaan systeemikokonaisuuteen (ks. kohta muuta huomioitavaa).
  • Laskutusten hoitamiseen liittyvät tarvittavat henkilötiedot siirretään Monetra Oy:lle.
  • Erikseen sovittaessa työnantajalle toimitetaan tiedot työpaikkaohjaajakoulutuksen suorittamisesta.
  • Ulkopuolinen ravintolapalvelujen toimittaja (esim. työnantajan maksaessa lounaan koulutuksen yhteydessä).

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ei siirretä.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään OSAOn tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Muuta huomioitavaa

Koulutuskuntayhtymä OSAO toimii yhteisrekisterinpitäjänä Opetushallituksen kanssa seuraavissa rekistereissä:

  • eHOKS-palvelu (tietosuojaseloste: eHOKS-palvelun tietosuojaseloste – Opintopolku)
  • KOSKI-palvelu (tietosuojaseloste: KOSKI-palvelun tietosuojaseloste – Opintopolku)
  • Arvo-työelämäpalaute (tietosuojaseloste: Työelämäpalaute (oph.fi))

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tietojensa käyttö markkinointitarkoituksiin.

Päivitetty: 6/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja-rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Uutiskirjeiden päätoimittaja, viestinta@osao.fi

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Uutiskirjeen tilaajien.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Käsittelemme uutiskirjeen tilaajien antamia sähköpostiosoitteita ja tilaajien mahdollisesti antamia nimiä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Uutiskirjeiden lähettämiseen rekisteröidyn valintojen mukaisesti.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisteröity luovuttaa sähköpostiosoitteensa uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti tietoja toisten rekisterinpitäjien käyttöön.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme siirrä uutiskirjeen tilaajien sähköpostiosoitteita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista uutiskirjeen lähettämiseksi (kunnes tilaus peruutetaan tai uutiskirjepalvelun olemassaolo lakkaa).
Mikäli rekisteröity peruu uutiskirjeen, säilytetään tieto kiellosta ja yhteystiedoista, jotta kiellon noudattaminen voidaan varmistaa.

Päivitetty: 8/2024

Kuka on rekisterinpitäjän vastuuhenkilö?

Kuntayhtymäjohtaja-rehtori

Kuka on rekisterinpitäjän yhteyshenkilö?

Turvallisuuspäällikkö Petri Walter, petri.walter@osao.fi, p. 050 464 2005

Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät henkilötiedot koskevat ilmoituksen jättänyttä henkilöä (mikäli ilmoittaja henkilötietonsa jättää) tai sen kohteena olevaa henkilöä/henkilöitä.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme (henkilötietoryhmät)?

Rekisterissä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tapauksen tutkimista varten.
Näitä tietoja voivat olla:

  • Ilmoittajan perustiedot: esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite
  • Ilmoituksen tiedot, jotka ilmoittaja antaa: esimerkiksi väitetyn väärintekijän henkilöllisyys, väitetyn väärinteon kuvaus ja peruste sekä muut mahdolliset asiaan liittyvät tiedot, kuva- ja videoaineisto.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyn tarkoitus)?

Tarkoitus on lakisääteisen ilmoituskanavan järjestäminen ja toteuttaminen sekä tarvittaessa yhteydenpidon mahdollistaminen ilmoittajaan.

Mihin käsittelymme perustuu?

Lakisääteinen velvollisuus: Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 1171/2022.

Mistä saamme henkilötietosi?

Ilmoituskanavaan ilmoituksen jättäneeltä henkilöltä ja mahdollisesti lisäselvityksen tuloksena saadut henkilötiedot.

Luovutammeko henkilötietojasi?

Tietoja luovutetaan viranomaisille lain niin vaatiessa (L1171/2022) ja lain 32-33 pykälien mukaisesti.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua saapumisesta, jollei säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelu- tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta huomioitavaa?

Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi.

Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Päivitetty: 5/2024

Jatkamme tietosuojaselosteiden päivitystyötä ja julkaisemme niitä tällä sivulla lisää syksyn 2024 aikana. Jos herää kysymyksiä, ota yhteyttä: tietosuojavastaava@osao.fi

Sivu päivitetty: 04.11.2024